«Архивное дело» – система, поддерживающая весь цикл работ архивной службы. Решение предназначено для автоматизированного учета, хранения и использования как бумажных, так и электронных документов.

 

Система «Архивное дело» включена в Реестр российского ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 21.02.2022 №12896. Она полностью соответствует установленным на государственном уровне правилам, а также сложившимся практикам делопроизводства и архивной работы.

В 2022 году конфигурация системы «Архивное дело», реализованная на «ЭОС Платформе», была признана лучшим продуктом, отвечающим задачам импортонезависимости и получила престижную премию ПРИОРИТЕТ-2022 в номинации «Программное обеспечение».

Использование системы позволяет обеспечить полное соответствие архивной работы действующим нормам и ГОСТам. В частности, поддерживается учет дел, документов, контроль сроков хранения, выделение к уничтожению, подготовка необходимых актов и отчетных форм.

Преимущества​

Поддержка работы с несколькими независимыми архивами. Доступ к данным разграничивается путем установки соответствующих прав пользователей.

Предусмотрены механизмы для реализации долговременного хранения электронных подлинников и организация доступа к рабочим экземплярам электронных документов.

Различные ролевые модели для доступа к функциям системы: «Архивный работник», «Делопроизводитель», «Читатель». Каждой роли изначально соответствует типовой набор доступных функций.

Возможность для пользователей самостоятельно создавать папки, помещать в них дела и документы. Доступ к любой папке может быть предоставлен неограниченному числу пользователей (вне зависимости от их роли в системе).

Учет, хранение и использование любых видов архивных документов (как бумажных, так и электронных).

Поиск дел и документов, в том числе по штрих-коду после загрузки через поточное сканирование. Наличие типовых поисковых запросов, возможность создания пользовательских.

Опция «Архив научно-технической документации» позволяет организовать систему хранения и использования объемной и разноплановой технической документации.

Формирование типовых печатных форм, установленных нормативными актами в сфере архивного дела и делопроизводства.

Протоколирование действий пользователей при работе с номенклатурными заголовками, регистрационными карточками дел и документов, справочниками системы.

Возможность интеграции с информационными системами (синхронизация справочников, экспорт/импорт баз документов и т.д.), в том числе системами оперативного делопроизводства и документооборота (СЭД).

Оцифровка бумажных документов путем сканирования с последующей автоматической обработкой полученных изображений (с возможностью распознавания) и прикреплением полученных файлов к регистрационным карточкам документов в системе.

Уничтожение выполняется с учетом концепции «остаточных реквизитов» и документальным подтверждением факта уничтожения.

Функциональные возможности системы «Архивное дело»

Архив научно-технической документации

Архив научно-технической документации (Архив НТД) — это упорядоченная база данных научно-технических материалов. Его основная задача — систематизировать и сохранять научно-техническую информацию, предоставляя доступ к ней пользователям с разными правами для использования в работе. Подробнее

Работа с электронными документами

Хранение электронных документов в системе «Архивное дело»

Работа с электронными подлинниками документов в экосистеме продуктов ЭОС построена на принципах доверенной среды, которая включает: систему оперативного делопроизводства, сервисы передачи документов, систему архивного хранения «Архивное дело». Подробнее

Ведение номенклатуры дел

Систему «Архивное дело» можно использовать для ведения номенклатуры дел организации. Подробнее

Прием и передача дел на архивное хранение

Прием и передача документов на архивное хранение — это многоэтапный процесс, требующий высокой квалификации. Он требует внимательности и точного следования стандартам. Это необходимо для сохранения материалов и их доступности для дальнейшего использования. Подробнее

Экспертиза ценности документов

Определение сроков хранения архивных документов начинается с составления номенклатуры дел. Законодательство устанавливает для многих групп документов минимальные сроки их хранения, при этом при необходимости организация может увеличить эти сроки, указав это в одном из обязательных реквизитов номенклатурных заголовков дел – «Срок хранения». Этот реквизит является важнейшим критерием при проведении экспертизы ценности документов, работа с которыми закончена, для определения тех, которые подлежат долговременному хранению. Подробнее

Классификаторы дел и документов

«Архивное дело» предоставляет возможность работы со справочно-поисковой системой с целью классификации объектов архивного фонда и последующего поиска по рубрикам каталогов. Подробнее

Читальный зал

Система «Архивное дело» предоставляет возможность работы с делами и документами посетителям архива. Для таких пользователей-посетителей в системе предусмотрена специальная роль – «Читатель». «Читатели» получают доступ только к разрешенному перечню фондов и рубрик внутри этих фондов. Подробнее

Поточное сканирование документов

«Поточное сканирование» – функция для оцифровки бумажных документов.

Для работы с функцией на рабочем месте пользователя должно быть установлено и настроено сканирующее приложение, которое поставляется с системой «Архивное дело» при наличии соответствующей лицензии. Работа функции доступна в среде операционных систем Linux (Альт, Астра, РедОС) и на операционной системе Windows. Подробнее

Уничтожение электронных документов по истечении сроков хранения

В системе «Архивное дело» реализована процедура уничтожения электронных документов, которая обеспечивает надежное прекращение доступа к данным по итогам проведения экспертизы ценности и документальное оформление факта уничтожения электронных документов в информационной системе. Подробнее

Выдача документов по запросу в системе «Архивное дело»

Использование документов – одна из важнейших функций архива организации. Для автоматизации этого процесса в системе «Архивное дело» реализованы запросы на выдачу любых материалов из архива и отдельная функция для выдачи электронных документов, которые обрабатываются опцией «Архив электронных подлинников». Подробнее